DMS-Software neu gedacht

Der envisia finder optimiert Ihre Prozesse, steigert die Effizienz und archiviert revisionssicher

Die Komplettlösung für Ihr Unternehmen. Von Lapp, Ihrem Experten für digitale Dokumentenprozesse.

Kostenlose Beratung vereinbaren Kostenloser DMS-Leitfaden

GOBD-zertifiziert

DSGVO-konform

Trusted Partner

Digitalisierung – der richtige Zeitpunkt ist jetzt

Die Herausforderungen

Zeitaufwändige Suche nach Dokumenten in Aktenordnern

Hohe Kosten für Papier, Druck und physische Archivierung

Risiko von Dokumentenverlust und -beschädigung

Schwierige Zusammenarbeit bei verteilten Standorten

Mangelnde Compliance mit gesetzlichen Anforderungen

Die Lösung: envisia finder

Sofortiger Zugriff auf alle Dokumente durch leistungsstarke Suchfunktion

Reduzierung von Papier-, Druck- und Lagerkosten

Revisionssichere Archivierung mit automatischen Backups

Standortunabhängige Zusammenarbeit in Echtzeit

GoBD-konforme und DSGVO-gerechte Dokumentenverwaltung

Was macht den envisia finder so besonders?

Intuitive Benutzeroberfläche

Ohne lange Schulung einsatzbereit. Einfache Navigation und übersichtliche Darstellung aller Funktionen.

Revisionssichere Archivierung

GoBD-konform und rechtssicher. Alle Dokumente werden unveränderbar und nachvollziehbar archiviert.

Leistungsstarke Volltextsuche

Finden statt Suchen. Blitzschneller Zugriff auf alle Dokumente durch intelligente Suchfunktionen.

Flexible, skalierbare Workflows

Anpassbar ohne Programmierung. Individuelle Prozesse können einfach abgebildet und optimiert werden.

Alle wichtigen Funktionen auf einen Blick

Der envisia finder vereint modernste Technologien mit benutzerfreundlichem Design, um Ihnen ein leistungsstarkes Werkzeug für die digitale Transformation Ihrer Dokumentenprozesse zu bieten. Entdecken Sie die vielfältigen Funktionen, die Ihre tägliche Arbeit effizienter, sicherer und komfortabler gestalten.

Alle Prozesse und Aufgaben im Griff. Automatisieren Sie Ihre Dokumentenflüsse und behalten Sie stets den Überblick über alle laufenden Vorgänge. Mit dem envisia finder definieren Sie individuelle Workflows, die Ihre Dokumente automatisch durch den gesamten Lebenszyklus begleiten – vom Eingang über die Bearbeitung bis zur Archivierung. Integrierte Erinnerungsfunktionen, Eskalationsmechanismen und visuelle Prozessdarstellungen sorgen für maximale Transparenz und minimieren manuelle Eingriffe. So reduzieren Sie Durchlaufzeiten, vermeiden Engpässe und steigern die Effizienz Ihrer gesamten Dokumentenprozesse nachhaltig.

Standardaufgaben selbstständig erledigen lassen. Die KI-gestützte Dokumentenerkennung klassifiziert eingehende Dokumente und leitet sie automatisch an die richtigen Stellen weiter. Fortschrittliche Machine-Learning-Algorithmen analysieren Inhalte, extrahieren relevante Informationen und ordnen Dokumente ohne manuelles Eingreifen korrekt zu. Die intelligente Texterkennung wandelt gescannte Dokumente in durchsuchbare Dateien um und erkennt sogar handschriftliche Notizen. Mit zunehmender Nutzung lernt das System kontinuierlich dazu und optimiert seine Erkennungsraten, wodurch Routineaufgaben minimiert und Ihre Mitarbeiter für wertschöpfende Tätigkeiten freigesetzt werden.

Die eigene Suchmaschine im Unternehmen. Finden Sie jedes Dokument in Sekundenschnelle durch Volltextsuche, Metadaten-Filterung und intelligente Vorschläge. Der envisia finder durchsucht nicht nur Dateinamen, sondern den gesamten Dokumenteninhalt – selbst bei gescannten PDFs und Bilddateien dank integrierter OCR-Technologie. Kombinieren Sie beliebige Suchkriterien wie Datum, Autor, Dokumententyp oder spezifische Inhalte für präzise Ergebnisse. Die kontextsensitive Autovervollständigung und semantische Suche verstehen auch Synonyme und thematische Zusammenhänge. Personalisierte Dashboars ermöglichen den blitzschnellen Zugriff auf häufig benötigte Informationen und steigern so die Produktivität im gesamten Unternehmen.

Sichere und gesetzeskonforme Archivierung. Alle Dokumente werden GoBD-konform und unveränderbar gespeichert, mit vollständiger Versionierung und Änderungshistorie. Der envisia finder erfüllt sämtliche rechtlichen Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten, einschließlich der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD). Durch kryptografische Verfahren und digitale Signaturen wird die Unveränderbarkeit aller archivierten Dokumente garantiert. Umfassende Audit-Trails dokumentieren lückenlos jeden Zugriff und jede Änderung, wodurch Sie bei Betriebsprüfungen und Audits stets auf der sicheren Seite sind.

Alle wichtigen Dokumente an einem Ort. Behalten Sie den Überblick über alle Versionen und Änderungen, mit klaren Freigabeprozessen und Bearbeitungsrechten. Der finder bietet Ihnen die Möglichkeit verschiedene Versionsstände von Dokumenten zu speichern, so dass Sie jederzeit einen Überblick über Versionsstände und Veränderungen von Dokumenten haben.Definieren Sie mehrstufige Freigabeprozesse mit individuellen Genehmigungsworkflows für unterschiedliche Dokumententypen. Automatische Benachrichtigungen informieren alle Beteiligten über anstehende Aufgaben, fällige Überprüfungen oder abgeschlossene Freigaben. Die übersichtliche Versionsverwaltung zeigt auf einen Blick, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat, und ermöglicht bei Bedarf das einfache Wiederherstellen früherer Versionen.

Legen Sie genau fest, wer welche Dokumente oder Ordner einsehen, bearbeiten oder freigeben darf. Mit dem envisia finder steuern Sie Zugriffsrechte präzise auf Dokumenten- und Ordnerebene – abgestimmt auf die jeweiligen Anforderungen in Ihrem Unternehmen. Benutzer werden individuell angelegt, bestehende Berechtigungsprofile lassen sich bei Bedarf kopieren und anpassen. So entsteht eine strukturierte, aber bewusst schlanke Rechteverwaltung ohne komplexe Rollenkonzepte. Die Zugriffsrechte orientieren sich an klar definierten Prozessschritten oder Archivstrukturen. Durch die vollständige Protokollierung aller Zugriffe und Aktionen bleibt jede Änderung nachvollziehbar – ein wichtiger Beitrag zur Einhaltung von Compliance-Anforderungen.

Was unsere Kunden sagen

Tim Krause / Geschäftsführer
KERSTEN Elektrostatik GmbH

“Mit dem envisia finder konnten wir unsere Dokumentenprozesse spürbar verbessern. Die deutlich schnellere Dokumentensuche und die Abbildbarkeit unserer individuellen Abläufe entlasten unser Team im Alltag merklich. So können wir uns wieder stärker auf unser Kerngeschäft konzentrieren.”

Michael Hess
StickStoff GmbH

„Dank envisia finder konnten wir unsere Produktionsprozesse spürbar optimieren. Die intuitive Bedienung und die präzise Erkennung sparen uns täglich wertvolle Zeit. Besonders hilfreich war die schnelle Integration in unsere bestehende Systemlandschaft.“

Matthias Ketterer
breitband matke

„Seit wir den envisia finder einsetzen, finden wir relevante Dokumente in einem Bruchteil der Zeit. Die einfache Handhabung und die reibungslose Integration erleichtern unseren Mitarbeitenden die tägliche Arbeit spürbar. So konnten wir unsere Prozesse klar verbessern.“

Häufig gestellte Fragen zum envisia finder

Ich habe doch schon DATEV Unternehmen online. Wozu brauche ich dann noch ein DMS?

DATEV Unternehmen online ist ein Buchhaltungsprogramm und kann in aller Regel nur von einer sehr begrenzten Userzahl genutzt werden. Der envisia finder schlägt die Brücke zu DATEV, indem er einen vorgelagerten Prozess abbildet, in dem auch User integriert sind, die über keinen DATEV-Zugriff verfügen. Der envisia finder kann auch Informationen aus dem Prozess, wie z. B. Kostenstellenzuordnung oder andere Informationen an DATEV übermitteln.

Wie kann mir ein DMS bei der Büroorganisation helfen?

Ein DMS wie der envisia finder automatisiert Ihre Dokumentenprozesse, reduziert manuelle Tätigkeiten und beschleunigt die Informationssuche erheblich. Dokumente werden automatisch kategorisiert, Workflows steuern die Bearbeitung, und die revisionssichere Archivierung sorgt für Rechtssicherheit. Mehrere Mitarbeitende können gleichzeitig und standortunabhängig auf das System zugreifen und daran arbeiten. Das Ergebnis: weniger Papier, schnellere Prozesse und mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft.

Wozu brauche ich e-Rechnungen in einem DMS?

E-Rechnungen im envisia finder ermöglichen eine vollständig digitale Rechnungsverarbeitung: automatische Erfassung, digitale Prüfung und Freigabe sowie revisionssichere Archivierung. Dies spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern erfüllt auch die gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Rechnungsverarbeitung und -archivierung.

Was habe ich davon, wenn das DMS direkt ins Multifunktionsgerät integriert ist?

Die Integration des envisia finders in Ihre Multifunktionsgeräte (MFP) ermöglicht das direkte Scannen und Archivieren von Dokumenten ohne Umwege. Dokumente können sofort kategorisiert, mit Metadaten versehen und in den richtigen Workflow eingespeist werden – direkt vom Gerät aus, ohne zusätzliche Software oder manuelle Zwischenschritte.

Welche Vorteile bietet mir denn ein Komplett-Anbieter?

Als Komplett-Anbieter sorgt Lapp für eine nahtlose Integration aller Komponenten, von der Hardware bis zur Software. Sie haben einen zentralen Ansprechpartner für alle Fragen und Anforderungen, was die Kommunikation vereinfacht und Schnittstellenprobleme vermeidet. Zudem profitieren Sie von maßgeschneiderten Lösungen aus einer Hand und einem umfassenden Support.

In meinem ERP ist bereits ein DMS integriert, das reicht. Wozu brauche ich dann noch ein anderes DMS?

In ERP-Systeme integrierte DMS-Module bieten oft nur Basisfunktionen und sind auf die ERP-spezifischen Dokumente beschränkt. Der envisia finder hingegen verwaltet alle Unternehmensdokumente mit fortschrittlichen Funktionen wie KI-gestützte Dokumentenerkennung, flexible Workflow-Gestaltung und unternehmensweite Volltextsuche – weit über die Möglichkeiten eines ERP-integrierten DMS hinaus. Der envisia finder bietet zahlreiche Schnittstellen zu weiterführenden Systemen und macht so ein einziges, unternehmensweites DMS möglich, das alle Abteilungen und Prozesse abdeckt.

Wie schwierig ist denn ein Wechsel von meinem aktuellen DMS / Archiv zum envisia finder?

Der Wechsel zum envisia finder wird von Lapp professionell begleitet: Wir analysieren Ihre bestehende Struktur, migrieren Ihre Daten sicher und vollständig, und schulen Ihre Mitarbeiter umfassend. Die intuitive Benutzeroberfläche des envisia finders sorgt für eine kurze Einarbeitungszeit, sodass Sie schnell von den Vorteilen profitieren können.

Warum Lapp der richtige Ansprechpartner ist

Ihr Partner für digitale Dokumentenprozesse

Als Xerox Vertragspartner mit langjähriger Erfahrung bietet Lapp ein umfassendes Leistungsportfolio rund um das Thema Dokumentenmanagement. Unser Expertenteam unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihrer Dokumentenprozesse – von der Beratung über die Implementierung bis hin zur individuellen Betreuung.

Wir verstehen die spezifischen Anforderungen kleiner und mittelständischer Unternehmen und entwickeln maßgeschneiderte Lösungen, die genau zu Ihren Bedürfnissen passen.

Zertifizierter Xerox Partner

Über 20 Jahre Erfahrung

Regionaler Ansprechpartner

Kostenloser Leitfaden:

Einführung eines DMS leicht gemacht!

Laden Sie unseren umfassenden Leitfaden herunter und erfahren Sie, wie ein DMS einfach und ohne Reibungsverluste in Ihrem Unternehmen eingeführt werden kann

Standardlösungen passen nicht zu einzigartigen Unternehmen.

Deshalb beginnt Ihr Weg mit uns immer persönlich.

1. Live-Demo statt grauer Theorie
  In einer individuellen Produktdemo erleben Sie, wie der envisia finder Ihre spezifischen Herausforderungen löst und verborgene Potenziale aufdeckt.
2. Gezielte Analyse, maximaler Mehrwert
  Wir analysieren Ihre Prozesse und identifizieren die Punkte, an denen Sie durch den envisia finder sofort profitieren sei es durch Zeitersparnis, Kostensenkung oder mehr Effizienz.
3. Nahtlose Implementierung & Team-Schulung
  Wir kümmern uns um die gesamte Einrichtung und sorgen mit praxisnahen Schulungen dafür, dass Ihr Team von der ersten Minute an produktiv ist.
4. Partnerschaft für die Zukunft
  Auch nach dem Start bleiben wir an Ihrer Seite. Gemeinsam optimieren wir Ihre Workflows und entwickeln neue Einsatzmöglichkeiten, um Ihren Erfolg langfristig zu sichern.