Effektives Arbeiten durch digitale Prozesse

Der envisia finder ist ein kompaktes Dokumenten-Management-System (DMS) Made in Germany – die perfekte Basis für zeit- und geldsparende digitale Workflows im Unternehmen. Digitalisierung und Knowhow nach Maß.

Dokumenten-Management-Systeme (DMS) sind digitale, meist datenbankgestützte Softwaresysteme, welche die Archivierung, Verteilung und Verarbeitung von elektronischen Dokumenten in einem Unternehmen übernehmen. Damit schaffen geeignete DMS die Grundlagen für die schrittweise Digitalisierung bisher papierbasierter Arbeitsabläufe und fungieren als zentraler Modernisierungs- und Wachstumsmotor für KMU.

Der envisia finder wurde entwickelt, um für ein breites Spektrum an kleinen und mittelständische Unternehmen ein Optimum an Mehrwert bei überschaubaren Einstiegsinvestitionen zu ermöglichen. Damit ist das kompakte Dokumenten-Management-System für unterschiedlichste Betriebsgrößen vom Ein-Mann/Frau-Betrieb bis zum Mittelständler mit 250 Mitarbeitern eine exzellente Wahl.

Ja! Die Sicherheit und Verfügbarkeit Ihrer Daten haben für uns Top-Priorität. Ihre Daten sind 24/7 über SSL verschlüsselte Verbindung verfügbar über Standardbrowser auf Windows, Mac, Linux, Tablet und Smartphone. Durch den Betrieb des envisia finder in geounabhängigen Rechenzentren in Deutschland mit höchsten Sicherheitsstandards und Kontrollen können wir eine extrem hohe Verfügbarkeit der Daten sicherstellen.

Selbstverständlich! Da der envisia finder eine browserbasierte Anwendung ist, erlaubt er Ihnen zu jeder Zeit und an jedem Ort Zugang zu Ihren Daten und Dokumenten. Ob PC, Mac, Smartphone oder Tablet. Jedes Endgerät, das über einen Browser und eine Internetverbindung verfügt, gewährt Ihnen im Handumdrehen Zugriff zu allen Informationen und Prozessen, die Sie für Ihre mobile Arbeit benötigen.

Ja, die gibt es! Der envisia finder verfügt über eine standardisierte REST-API- Schnittstelle, worüber sich zahlreiche Verknüpfungen zu DATEV und anderen Systemen problemlos abbilden lassen.

Digitale Prozesssteuerung beschreibt die digitale Erfassung und Verwaltung aller technischen und kommerziellen Dokumente sowie die Steuerung der Geschäftsprozesse für alle Beschäftigten eines Betriebes. Sie bedeutet eine schrittweise Ablösung bisher papier- und dokumentengestützter Arbeitsabläufe durch entsprechende digitale und datengestützte Prozesse.

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen beschreibt den Übergang von manuellen, papierbasierten Abläufen zu automatisierten, elektronischen Prozessen. Dabei werden analoge Informationen, Dokumente und Arbeitsabläufe in digitale Formate überführt. Ziel ist es, die Effizienz, Transparenz und Flexibilität in Unternehmen zu verbessern. Durch die Digitalisierung können Aufgaben wie Datenerfassung, Kommunikation, Buchhaltung, Bestellwesen und Kundenmanagement optimiert werden. Dies ermöglicht eine schnellere und effizientere Abwicklung von Geschäftsprozessen.

Insgesamt ist die Digitalisierung ein entscheidender Faktor dabei, Unternehmen wettbewerbsfähiger und agiler zu machen. Digitalisierung und Automationen helfen, die Produktivität zu steigern, Kosten zu senken, und Fehlerquoten auf ein Minimum zu reduzieren. Experten gehen davon aus, dass sich der Wettbewerb in wenigen Jahren im Wesentlichen daran entscheiden wird, wie erfolgreich die Digitalisierung im Unternehmen gemeistert wird.

Unter Revisionssicherheit versteht man die rechtssichere Aufbewahrung von digitalen Daten. Diese muss so erfolgen, dass die gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit, Verfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderlichkeit und Zugriffsschutz erfüllt sind. Die Kriterien für revisionssichere Archivierung sind in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) festgelegt.

Ab 2025 sind elektronische Rechnungen im B2B-Bereich in Deutschland verpflichtend. Das bedeutet, dass Unternehmen, die Leistungen untereinander erbringen, E-Rechnungen empfangen können müssen. Ab 2026 wird auch der Versand von E-Rechnungen für alle Unternehmen zur Pflicht. Die E-Rechnung muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt und übermittelt werden, um die elektronische Verarbeitung zu ermöglichen. Konforme Formate sind beispielsweise ZUGFeRD und XRechnung.

Ihre Branchenlösung deckt die typischen Prozesse im spezifischen Branchenumfeld ab. Der envisia finder hat sich als perfekte Ergänzung für viele Banchenlösungen bewährt, da er die Brücke zu Ihrer Büroorganisation schlägt und so digitale Workflows aus einem Guss über unterschiedliche Abteilungen hinweg ermöglicht.