Effektives Arbeiten durch digitale Prozesse
Die Organisation und Verwaltung einer Unternehmung bringt immer wieder neue und komplexe Herausforderungen mit sich. Dokumente, ob in Papierform oder digital, spielen hierbei eine entscheidende Rolle. Die digitale Archivierung sowie die Digitalisierung von Routineprozessen ist in Zukunft unvermeidlich, um in Sachen Produktivität und Effizienz wettbewerbsfähig zu bleiben. Das kompakte Dokumenten-Management-System envisia finder bietet genau den Funktionsumfang, den Unternehmen heute brauchen.
Volltext-Suche
Datenspeicher
Texterkennung (OCR)
Revisionssichere Archivierung
Prozess-Management
Benutzerverwaltung
Dokumenten-Management
Backup-System
Vorteile eines Dokumenten-Management-Systems
EINFACH
Suchen war gestern
Mit dem envisia finder verfügen Sie über ein Dokumenten-Management-System, das einfachste Bedienung, höchste Sicherheit und blitzschnellen Zugriff zu jeder Zeit und an jedem Ort verbindet. Die intuitive Benutzeroberfläche kann ohne Installation einer zusätzlichen Software ganz einfach über einen Internetbrowser von jedem Gerät aufgerufen werden. Papiergebundene Arbeitsabläufe digitalisieren wir gemeinsam mit Ihnen in wenigen Schritten.
SICHER
Revisionsicher
Der envisia finder entspricht den amtlichen “Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD). Das Dokumenten-Management-System ist so ausgelegt und so konzipiert, dass ein Höchstmaß an Sicherheit der gespeicherten Daten und Sicherheit vor kostspieligen Ausfällen gewährleistet ist.
MOBIL
Jederzeit und überall verfügbar
Der envisia finder stellt Ihnen Dokumente und Informationen genau dann zur Verfügung, wann und wo Sie gebraucht werden. Über eine transparente Zugriffsrechte-Verwaltung bestimmen Sie dabei zu jeder Zeit, wer in Ihrem Unternehmen Zugriff auf welche Dokumente hat. Sobald Sie online sind, können Sie jederzeit auch mobil auf den envisia finder zuzugreifen.
Das Dokumenten-Management-System digitales Abbild Ihres Unternehmens
Eine neue Business-Software macht es in vielen Fällen erforderlich, die eigenen Geschäftsstrukturen und -prozesse aufwendig an das neue System anzupassen. Ganz anders der envisia finder. Gewachsene Strukturen und Abläufe in Ihrem Unternehmen lassen sich im envisia finder ganz einfach digital abbilden. Die erforderlichen Einstellungen können Sie dank der anwenderfreundlichen Benutzeroberfläche des Systems mühelos selbst durchführen.
Digitalisieren Sie Ihr Geschäftsmodell!
Ortsunabhängiges Arbeiten von Smartphone, Tablet oder Laptop
Intelligente Workflows für tägliche Routineabläufe
Neue Produktivität und Effizienz fürs gesamte Team
Unsere DMS Experten beraten Sie gerne individuell zu den Potenzialen der Digitalisierung für Ihr Unternehmen.
Kostenlos und unverbindlich beraten lassen
Sicher, schnell, flexibel
Ihr Rechnungsmanagement direkt und unkompliziert
Ein digitales Rechnungsmanagement bietet zahlreiche Vorteile für Ihr Unternehmen. Von der automatischen Rechnungsübernahme über exakte Datenerfassung und transparente Freigabeprozesse bis hin zur sicheren Archivierung und reibungslosen Rechnungsübermittlung – der envisia finder liefert Ihnen eine umfassende Lösung, die sich stets an Ihre individuellen Anforderungen anpasst. Jederzeit, für Unternehmen jeder Größe und Branche
Elektronische Rechnungspflicht kommt!
Mit dem envisia finder bereit für die E-Rechnung
Ab 2025 wird die elektronische Rechnung zur Pflicht. Ob ZUGFeRD-Rechnungen oder XRechnungen – der Empfang und die Verarbeitung dieser E-Rechnungen stellt viele Unternehmen vor neue Herausforderungen. Wie funktioniert das mit dem XML-Format? Ist spezielle E-Rechnungs-Software notwendig? Der envisia finder bietet Antworten auf diese Fragen und mehr: Er ermöglicht Ihnen den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen, sobald das Gesetz offiziell in Kraft tritt. Garantiert.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die den Standard gemäß der EN 16931 erfüllt. Im Rahmen der E-Rechnungspflicht werden die Rechnungsinformationen digital übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Dies ermöglicht eine vollständig digitale Bearbeitung vom Erstellen der Rechnung bis zur Zahlung. Der Begriff „elektronische Rechnung“ hat nun eine klare rechtliche Bedeutung und bezieht sich auf digital strukturierte Datensätze, wie z.B. XML-Formate einer X-Rechnung.
Bisherige Praxis:
Unternehmen nutzten verschiedene Formate wie PDF, TIFF, ZUGFeRD, X-Rechnung usw., um Rechnungen digital zu versenden. Der Empfang solcher Rechnungen war jedoch nicht verpflichtend.
Elektronische Rechnung:
Erfüllt den Standard EN 16931. Diese Rechnungen sind digital strukturierte Datensätze, wobei Formate wie X-Rechnung und ZUGFeRD zu den wichtigsten zählen.
Sonstige Rechnung:
Formate, die nicht dem EN 16931-Standard entsprechen, wie Papier, TIFF, einfache PDFs oder andere inkompatible Formate, gelten ab 2028 nicht mehr als akzeptabel.
Vorteile der E-Rechnung:
- Automatisierung: Die Rechnungsinformationen werden automatisiert verarbeitet, was den Aufwand für manuelle Eingaben reduziert.
- Effizienz: Durchgängige digitale Prozesse steigern die Effizienz in der Rechnungsbearbeitung und Zahlung.
- Compliance: Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Standards.
Zusammengefasst: Die Einführung der E-Rechnung und die Einhaltung der EN 16931-Norm führen zu einer standardisierten und effizienten digitalen Abwicklung von Rechnungen, während ältere Formate ab 2028 nicht mehr zulässig sind.
Haben Sie die Rechnung mit uns gemacht?
Erfassen Sie Ihre Rechnungen automatisch
Gestalten Sie Ihre Arbeitsprozesse schnell und nachvollziehbar
Sorgen Sie für eine sichere und rechtskonforme Archivierung
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Muss Digitalisierung teuer sein?
Der envisia finder wurde speziell für den Klein- und Mittelstand entwickelt. Der KMU hat andere Anforderungen als ein Konzern. Daher können wir auch in einem für diese Unternehmensgröße interessanten Preisbereich den envisia finder anbieten. Gerne unterbreiten wir Ihnen ein individuelles Angebot nach einem unverbindlichen Erstgespräch
Häufige Fragen und Antworten
envisia finder – was ist das?
Der envisia finder ist ein kompaktes Dokumenten-Management-System (DMS) Made in Germany – die perfekte Basis für zeit- und geldsparende digitale Workflows im Unternehmen. Digitalisierung und Knowhow nach Maß.
Für welche Unternehmensgröße ist der envisia finder geeignet?
Der envisia finder wurde entwickelt, um für ein breites Spektrum an kleinen und mittelständische Unternehmen ein Optimum an Mehrwert bei überschaubaren Einstiegsinvestitionen zu ermöglichen. Damit ist das kompakte Dokumenten-Management-System für unterschiedlichste Betriebsgrößen vom Ein-Mann/Frau-Betrieb bis zum Mittelständler mit 250 Mitarbeitern eine exzellente Wahl.
Sind unsere Daten mit dem envisia finder sicher?
Ja! Die Sicherheit und Verfügbarkeit Ihrer Daten haben für uns Top-Priorität. Ihre Daten sind 24/7 über SSL verschlüsselte Verbindung verfügbar über Standardbrowser auf Windows, Mac, Linux, Tablet und Smartphone. Durch den Betrieb des envisia finder in geounabhängigen Rechenzentren in Deutschland mit höchsten Sicherheitsstandards und Kontrollen können wir eine extrem hohe Verfügbarkeit der Daten sicherstellen.
Habe ich jederzeit Zugriff auf meine Dokumente?
Selbstverständlich! Da der envisia finder eine browserbasierte Anwendung ist, erlaubt er Ihnen zu jeder Zeit und an jedem Ort Zugang zu Ihren Daten und Dokumenten. Ob PC, Mac, Smartphone oder Tablet. Jedes Endgerät, das über einen Browser und eine Internetverbindung verfügt, gewährt Ihnen im Handumdrehen Zugriff zu allen Informationen und Prozessen, die Sie für Ihre mobile Arbeit benötigen.
Wie unterstützt mich der finder bei der r-Rechnung?
Ab 2025 sind elektronische Rechnungen im B2B-Bereich in Deutschland verpflichtend. Das bedeutet, dass Unternehmen, die Leistungen untereinander erbringen, E-Rechnungen empfangen können müssen. Ab 2026 wird auch der Versand von E-Rechnungen für alle Unternehmen zur Pflicht. Die E-Rechnung muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt und übermittelt werden, um die elektronische Verarbeitung zu ermöglichen. Konforme Formate sind beispielsweise ZUGFeRD und XRechnung.
Gibt es die Möglichkeit einer Integration zu DATEV und zu anderen Systemen?
Ja, die gibt es! Der envisia finder verfügt über eine standardisierte REST-API- Schnittstelle, worüber sich zahlreiche Verknüpfungen zu DATEV und anderen Systemen problemlos abbilden lassen.
Wir nutzen bereits eine Branchenlösung. Wozu dann noch den envisia finder?
Ihre Branchenlösung deckt die typischen Prozesse im spezifischen Branchenumfeld ab. Der envisia finder hat sich als perfekte Ergänzung für viele Banchenlösungen bewährt, da er die Brücke zu Ihrer Büroorganisation schlägt und so digitale Workflows aus einem Guss über unterschiedliche Abteilungen hinweg ermöglicht.