Kunde

Schiffmann Außenwerbung GmbH

www.schiffmann-aussenwerbung.de

Branche

Außenwerbung / Out-of-Home-Medien

Standort

Freiburg im Breisgau

LÖSUNG

Dokumentenmanagement

mit dem envisia finder

Digitale Workflows statt Papierchaos

Ob klassische Plakatwerbung, Verkehrswerbung oder Digital Out-of-Home: Die Schiffmann-Gruppe steht seit über 100 Jahren für wirkungsvolle Außenwerbung. Das familiengeführte Unternehmen betreut mit rund 50 Mitarbeitenden an sieben Standorten Werbekampagnen in ganz Deutschland.

AUFGABE

Prozesse standortübergreifend effizienter digitalisieren

Papierbasierte Abläufe und unterschiedliche Kommunikationswege sorgten für unnötigen Aufwand. Postversand, E-Mails und fehlende Informationen erschwerten bislang die standortübergreifende Auftragsbearbeitung. Unterschiedliche Abläufe führten zu Rückfragen, längeren Bearbeitungszeiten und mangelnder Transparenz über den aktuellen Auftragsstatus.

Die Herausforderung: Einheitliche, digitale Workflows schaffen, Informationen zentral verfügbar machen und Zuständigkeiten klar definieren.

LEISTUNGEN

Schluss mit Medienbrüchen und aufwendigen Abstimmungen

Mit dem envisia finder wurden die bestehenden Abläufe in standardisierte digitale Prozesse überführt. Verbindliche Pflichtangaben stellen sicher, dass alle relevanten Informationen vollständig vorliegen, bevor ein Auftrag in den nächsten Bearbeitungsschritt übergeht.

So werden Rückfragen reduziert, Verantwortlichkeiten transparent und die Zusammenarbeit zwischen den Standorten deutlich vereinfacht.

ERGEBNIS

Ein System, viele Möglichkeiten

Was mit der Digitalisierung einzelner Arbeitsabläufe begann, entwickelte sich zu einer umfassenden Lösung für effizientes Dokumentenmanagement und automatisierte Geschäftsprozesse. Neben der digitalen Auftragsbearbeitung nutzt Schiffmann den envisia finder inzwischen auch für die Rechnungsprüfung. Die direkte DATEV-Schnittstelle reduziert manuelle Arbeitsschritte und erleichtert den Informationsaustausch zwischen den Systemen. Durch die Anbindung der ERP-Systeme OMS und OPS können Rechnungen zudem automatisch an den envisia finder übergeben, zentral archiviert und weiterverarbeitet werden.

Die Vorteile auf einen Blick:

FAZIT

Zukunftssicher aufgestellt mit intelligenten digitalen Prozessen

Mit dem envisia finder hat Schiffmann Außenwerbung die Grundlage für eine vernetzte, effiziente Arbeitsumgebung geschaffen. Digitale Workflows, zentrale Dokumentenverwaltung und automatisierte Prozesse entlasten die Mitarbeitenden und sorgen für mehr Transparenz im Tagesgeschäft. Und die Digitalisierung geht weiter: Künftig soll ein KI-Agent den envisia finder mit weiteren Unternehmenssystemen verbinden. Ziel ist es, Informationen noch schneller zugänglich zu machen und Mitarbeitende bei der täglichen Bearbeitung von Vorgängen intelligent zu unterstützen.

So wird aus digitalem Dokumentenmanagement Schritt für Schritt eine intelligent vernetzte Prozesslandschaft.

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