17 Feb Digitale Archivierung, aber wie?

Digitale Archivierung, aber wie?
Das Beste aus zwei Welten
Bei der Einführung eines digitalen Archivs tauchen unweigerlich die beiden Fragen nach dem „Wie“ auf: Wie lege ich meine Dokumente ab? Und: Wie finde ich sie wieder? Zur Beantwortung dieser Fragen lassen sich grundsätzlich zwei Lösungsansätze unterscheiden.
Das Wichtigste in Kürze
- Klassische Dokumentablagen in Unternehmen benötigen eine sinnvolle und häufig komplexe Ordnungsstruktur, um das jederzeitige Auffinden von Dokumenten sicherzustellen.
- Die digitale Archivierung eröffnet demgegenüber die Möglichkeit der Volltextsuche. D.h. Dokumente können in der Regel durch einfache Stichwortsuche lokalisiert werden.
- Ähnlich dem „Chaotischen Lager“ bei der modernen IT-gestützen Lagerhaltung, können auch digitale Archive sehr viel einfacher und wirtschaftlicher strukturiert werden als zuvor
Das klassische Archiv
Bei herkömmlichen, nicht-digitalen Archiven war man es gewohnt, Dokumente in einer thematisch sinnvollen Ordnerstruktur abzulegen. Dasselbe lässt sich häufig auch bei digitalen Archiven zu beobachten, da man die bekannte Papier-Struktur einfach auf die elektronische Plattform übertragen hat. Ein Nachteil dieser Vorgehensweise ist, dass man auf dem File-Server zum Teil komplexe Strukturen und sehr lange Ordnerpfade hat, z.B. Vertrieb\Kunde\Jahr\… Und hier dann nochmals unterteilt in verschieden Rubriken wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Korrespondenz etc.
Nutzen Sie unser Know-how
Sprechen Sie uns an, wenn Sie planen, Ihre Dokumentenablage auf ein modernes digitales Archiv

Google-Logik: Klassik trifft Moderne
Wer heutzutage Informationen recherchiert, nutzt einfach sein Smartphone und googelt, sprich: Man sucht nach Inhalten in Dokumenten, die über Keywords und Volltextsuche jederzeit auffindbar sind. Warum nicht diese beiden Welten, die des klassischen Archivs und die der modernen Google-Logik intelligent und smart kombinieren? Wozu benötigen wir eine tiefgreifende Ordnerstruktur, wenn alle Informationen, Suchkriterien sich auf dem Dokument befinden?
Das Beste aus zwei Welten
Auch im modernen digitalen Archiv können Sie nicht auf eine sinnvolle Grundstruktur verzichten, allein schon wegen der gesetzlichen Vorgaben. Das Auffinden der Informationen und Dokumente erfolgt jedoch schnell und einfach wie beim „Goggeln“ über die Stichwortsuche. Für Ablage der Dokumente genügt hierzu eine wesentlich einfachere Struktur.
Vorbild „Chaotisches Lager“
Man kann das digitale Archiv auch mit einem modernen Lager vergleichen: Hier wird in aller Regel eine chaotische oder dynamische Lagerhaltung eingesetzt. Die Lagerkapazität wird dadurch optimal genutzt, aber nur der Computer weiß letztlich, wo welches Teil liegt.
-
17Feb
Digitale Archivierung, aber wie?
Bei der Einführung eines digitalen Archivs tauchen unweigerlich die beiden Fragen nach dem „Wie“ auf: Wie lege ich meine Dokumente ab? Und: Wie finde ...
Artikel Uncategorized -
26Jan
Zertifizierter Spezialist in Sachen Digitaldruck
Unser Mitarbeiter und Kollege Christoph Schlegel hat mit der Zertifizierung als “Digital Print Partner“ die höchste fachliche Qualifikation der Fogra ...
Artikel -
02Nov
Diakonie Kork, Kehl-Kork
Die Lösung hat uns in allen Punkten überzeugt. Darüber hinaus schätzen wir an der Firma Lapp die schnellen Reaktionszeiten und den freundlichen Suppor...
Artikel Öffentliche Hand Referenzen -
02Nov
DMS: Darauf kommt‘s an
Die Pandemie hat in vielen Unternehmen das Thema Digitalisierung im Sinne von Home-Office und Online-Kollaboration vorangetrieben. Unternehmen befasse...
Artikel -
17Aug
Industrie 4.0 vs. Digitalisierung
Häufig wird der Begriff Industrie 4.0 als Synonym für Digitalisierung verwendet. Dies ist nur zum Teil richtig, denn denn der Begriff Digitalisierung ...
Artikel -
17Jul
KERSTEN Elektrostatik GmbH
KERSTEN ist seit über 40 Jahren der führende Anbieter von Systemlösungen für Elektrostatik. Um unseren Kunden besonders wirtschaftliche Lösungen biete...
Dokumenten Management Referenzen -
17Jun
Gemeinde Grenzach-Wyhlen
Schulen, Feuerwehr, Freibäder, Gemeindebücherei, Kindergärten, Werkhof, Rathäuser und vieles mehr: Das Aufgabengebiet einer kommunalen Verwaltung ist ...
Dokumenten Management Referenzen