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17 Feb. Digitale Archivierung, aber wie?

Posted at 16:12h in Artikel, Uncategorized by

Digitale Archivierung, aber wie?

Das Beste aus zwei Welten

Bei der Einführung eines digitalen Archivs tauchen unweigerlich die beiden Fragen nach dem „Wie“ auf: Wie lege ich meine Dokumente ab? Und: Wie finde ich sie wieder? Zur Beantwortung dieser Fragen lassen sich grundsätzlich zwei Lösungsansätze unterscheiden.

Das Wichtigste in Kürze

  • Klassische Dokumentablagen in Unternehmen benötigen eine sinnvolle und häufig komplexe Ordnungsstruktur, um das jederzeitige Auffinden von Dokumenten sicherzustellen.
  • Die digitale Archivierung eröffnet demgegenüber die Möglichkeit der Volltextsuche. D.h. Dokumente können in der Regel durch einfache Stichwortsuche lokalisiert werden.
  • Ähnlich dem „Chaotischen Lager“ bei der modernen IT-gestützen Lagerhaltung, können auch digitale Archive sehr viel einfacher und wirtschaftlicher strukturiert werden als zuvor

Das klassische Archiv

Bei herkömmlichen, nicht-digitalen Archiven war man es gewohnt, Dokumente in einer thematisch sinnvollen Ordnerstruktur abzulegen. Dasselbe lässt sich häufig auch bei digitalen Archiven zu beobachten, da man die bekannte Papier-Struktur einfach auf die elektronische Plattform übertragen hat. Ein Nachteil dieser Vorgehensweise ist, dass man auf dem File-Server zum Teil komplexe Strukturen und sehr lange Ordnerpfade hat, z.B. Vertrieb\Kunde\Jahr\… Und hier dann nochmals unterteilt in verschieden Rubriken wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Korrespondenz etc.

Nutzen Sie unser Know-how

Sprechen Sie uns an, wenn Sie planen, Ihre Dokumentenablage auf ein modernes digitales Archiv

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Google-Logik: Klassik trifft Moderne

Wer heutzutage Informationen recherchiert, nutzt einfach sein Smartphone und googelt, sprich: Man sucht nach Inhalten in Dokumenten, die über Keywords und Volltextsuche jederzeit auffindbar sind. Warum nicht diese beiden Welten, die des klassischen Archivs und die der modernen Google-Logik intelligent und smart kombinieren? Wozu benötigen wir eine tiefgreifende Ordnerstruktur, wenn alle Informationen, Suchkriterien sich auf dem Dokument befinden?

Das Beste aus zwei Welten

Auch im modernen digitalen Archiv können Sie nicht auf eine sinnvolle Grundstruktur verzichten, allein schon wegen der gesetzlichen Vorgaben. Das Auffinden der Informationen und Dokumente erfolgt jedoch schnell und einfach wie beim „Goggeln“ über die Stichwortsuche.  Für Ablage der Dokumente genügt hierzu eine wesentlich einfachere Struktur.

Vorbild „Chaotisches Lager“

Man kann das digitale Archiv auch mit einem modernen Lager vergleichen: Hier wird in aller Regel eine chaotische oder dynamische Lagerhaltung eingesetzt. Die Lagerkapazität wird dadurch optimal genutzt, aber nur der Computer weiß letztlich, wo welches Teil liegt.