02 Nov DMS: Darauf kommt‘s an

Digitalisieren, aber wie?
DMS Systeme: die Erfolgskriterien
Die Pandemie hat in vielen Unternehmen das Thema Digitalisierung im Sinne von Home-Office, Kollaboration und Dokumenten-Workflow vorangetrieben. Unternehmen befassen sich mit Archiv- und DMS-Systemen und mit der Frage, wie diese den neuen Alltag effizienter und einfacher gestalten können.
Definitionen
Unter dem Begriff Dokumentenmanagement versteht man die Verwaltung von Dokumenten innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation. Es umfasst die Erstellung und Bearbeitung, die intelligente Verteilung, die Ein- und Ausgabe sowie die Archivierung und die Suche nach Dokumenten.
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist eine Software-unterstützte Lösung für das Dokumentenmanagement. Im DMS werden elektronische oder durch Scannen digitalisierte Dokumente mithilfe einer Datenbank verwaltet. Die DMS-Software speichert Dokumente aller Art und aus verschiedensten Quellen zentral. Sie übernimmt die Organisation und Koordination der Erstellung, Überarbeitung, Überwachung und Verteilung von Dokumenten über deren gesamten Lebenszyklus hinweg. Das Herzstück eines DMS ist die digitale Archivierung.
Worauf legen Sie den größten Wert?
Die Investition in ein neues Archiv- bzw. DMS-System ist häufig mit erheblichen Kosten und Risiken verbunden. Es gibt zahlreiche Aspekte zu berücksichtigen, um in der Vielzahl der Angebote die Lösung zu finden, die zu den gestellten Anforderungen passt. Und hierauf zielt unsere Frage ab: Welches sind Ihre Kriterien bei der Entscheidungsfindung?
- Ist es eine Preisentscheidung? Was gibt den Ausschlag? Der Kaufpreis oder die Gesamtkosten inklusive Wartung, Pflege und auch Betreuung?
- Integration in vorhandene Systeme? Schnittstellenthematik? Was ist überhaupt eine Schnittstelle?
- Bedienung und Betreuung: Wie einfach ist es, die Software selbst zu bedienen und anzupassen, z.B. Workflows anzulegen
- Modularität versus Komplett-System
- Speicherlösung: Cloud? Virtuell? On-Premise?
Autor

Cajo Liesenberg
Vertriebsspezialist DMS Vertragspartner
cajo.liesenberg@lapp-solutions.com
T +49 761 51558-26
M +49 160 97531196
Die beste Lösung ist die, die zu Ihnen passt!
Vermutlich ist nicht ein Kriterium alleine das ausschlaggebende, sondern Sie gewichten unterschiedliche Aspekte. Die Liste der Kriterien ist sicherlich nicht vollständig. Bestimmt haben Sie noch andere Punkte, die Sie bei Ihrer Entscheidung berücksichtigen wollen oder müssen. Gerne tauschen wir uns mit Ihnen aus und klären mit Ihnen gemeinsam ganz offen ab, inwiefern unsere Lösung Ihre Anforderungen und Entscheidungskriterien erfüllt.
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