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02 Nov DMS: Darauf kommt‘s an

Posted at 10:11h in Artikel by
Dokumentenmanagement

Digitalisieren, aber wie?

DMS Systeme: die Erfolgskriterien

Die Pandemie hat in vielen Unternehmen das Thema Digitalisierung im Sinne von Home-Office, Kollaboration und Dokumenten-Workflow vorangetrieben. Unternehmen befassen sich mit Archiv- und DMS-Systemen und mit der Frage, wie diese den neuen Alltag effizienter und einfacher gestalten können.

Definitionen

Unter dem Begriff Dokumentenmanagement versteht man die Ver­wal­tung von Doku­men­ten inner­halb eines Unter­neh­mens oder einer Or­ga­ni­sation. Es umfasst die Er­stellung und Be­ar­bei­tung, die inte­lligente Ve­rtei­lung, die Ein- und Aus­gabe sowie die Archi­vie­rung und die Suche nach Doku­menten.

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist eine Software-unter­stützte Lö­sung für das Doku­menten­manage­ment. Im DMS werden elektro­nische oder durch Scannen digi­ta­li­sier­te Do­kumen­te mit­hilfe einer Daten­bank ver­waltet. Die DMS-Soft­ware speichert Doku­mente aller Art und aus ver­schie­den­sten Quellen zentral. Sie übernimmt die Orga­ni­sation und Ko­or­di­nation der Er­ste­llung, Über­ar­bei­tung, Über­wach­ung und Verteilung von Doku­menten über deren gesamten Lebens­zyklus hinweg. Das Herz­stück eines DMS ist die digi­tale Archi­vierung.

Worauf legen Sie den größten Wert?

Die Investition in ein neues Archiv- bzw. DMS-System ist häufig mit erheblichen Kosten und Risiken verbunden. Es gibt zahlreiche Aspekte zu berücksichtigen, um in der Vielzahl der Angebote die Lösung zu finden, die zu den gestellten Anforderungen passt. Und hierauf zielt unsere Frage ab: Welches  sind Ihre Kriterien bei der Entscheidungsfindung?

  • Ist es eine Preisentscheidung? Was gibt den Ausschlag? Der Kaufpreis oder die Gesamtkosten inklusive  Wartung, Pflege und auch Betreuung?
  • Integration in vorhandene Systeme? Schnittstellenthematik? Was ist überhaupt eine Schnittstelle?
  • Bedienung und Betreuung: Wie einfach ist es, die Software selbst zu bedienen und anzupassen, z.B. Workflows anzulegen
  • Modularität versus Komplett-System
  • Speicherlösung: Cloud? Virtuell? On-Premise?

Autor

Cajo_Liesenberg_round

Cajo Liesenberg

Vertriebsspezialist DMS Vertragspartner

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Die beste Lösung ist die, die zu Ihnen passt!

Vermutlich ist nicht ein Kriterium alleine das ausschlaggebende, sondern Sie gewichten unterschiedliche Aspekte.  Die Liste der Kriterien ist sicherlich nicht vollständig. Bestimmt haben Sie noch andere Punkte, die Sie bei Ihrer Entscheidung berücksichtigen wollen oder müssen. Gerne tauschen wir uns mit Ihnen aus und klären mit Ihnen gemeinsam ganz offen ab, inwiefern unsere Lösung Ihre Anforderungen und Entscheidungskriterien erfüllt.